Meksički institut za socijalno osiguranje (IMSS) napravio je značajan korak u svojoj strategiji digitalne transformacije uspostavljanjem obaveznog zahtjeva za dovršetak nekoliko online procedura za poslodavce , odnosno e.firme . Ova odluka direktno utiče na kompanije, poslodavce i pravne zastupnike koji upravljaju registracijama zaposlenika, promjenama radnog statusa i online registracijama poslodavaca.
Ovom mjerom agencija nastoji pojednostaviti procese, ojačati sigurnost informacija i smanjiti upotrebu papira u svojim administrativnim procedurama. Od datuma navedenog u sporazumu, više neće biti moguće dovršiti određene digitalne procedure ako korisnik nema važeći elektronski potpis izdat od strane Poreske uprave (SAT).
IMSS će učiniti e-firmu obaveznom u online procedurama
Novi sistem je definisan sporazumom Tehničkog vijeća IMSS-a i objavljen u Službenom glasniku Federacije (DOF) , čime je dobio službeni status. Od stupanja na snagu, e.firma (elektronski potpis) više neće biti opcioni dodatak i postat će primarni alat za provjeru identiteta u elektronskim procedurama poslodavaca.
Nadležni organi Instituta objašnjavaju da će napredni elektronski potpis omogućiti precizniju provjeru identiteta poslodavaca , smanjiti greške pri unosu podataka i pružiti veću pravnu sigurnost transakcijama koje se obavljaju putem portala institucije. Ovo jača upotrebu digitalnih kanala kao preferirane metode za interakciju s IMSS-om (Meksički institut za socijalno osiguranje) u vezi s upisom i doprinosima.
Implementacija ovog zahtjeva nije samo tehnička promjena; ona je dio hibridnog modela usluga koji kombinuje online procese sa koracima ličnog prisustvovanja za određene procedure. U svim slučajevima gdje se koristi digitalni kanal, elektronski potpis će biti centralni element za autentifikaciju korisnika.
Koje IMSS procedure će zahtijevati obavezni elektronski potpis?
Sporazum precizira da će napredni elektronski potpisi biti neophodni za niz online procedura poslodavaca , posebno onih koje se odnose na registraciju kompanija i upravljanje zaposlenima. Među najrelevantnijim procedurama su:
- Registracija poslodavca i upis u osiguranje od profesionalnog rizikaPostupak potreban za registraciju nove kompanije, poslodavca (pojedinca ili pravnog lica), kao i za nastavak aktivnosti pred IMSS-om.
- Dodjela jedinstvene registracije poslodavca (RPU): upravljanje koje omogućava grupiranje nekoliko registracija poslodavaca pod jednim ključem, olakšavajući ispunjavanje obaveza i kontrolu kretanja.
- Obavještenja o promjenama pripadnosti zaposlenika: uključuje nova zapošljavanja, otkaze i izmjene plata koje se digitalno šalju Institutu.
U slučaju obavještenja o registraciji zaposlenika , poslodavci mogu koristiti svoj elektronski potpis (e.firma) za elektronsku validaciju masovnih podnesenih podataka, slično potpisivanju PDF-a digitalnim certifikatom . Ovo je posebno korisno za kompanije s velikim brojem zaposlenika. Sistem podržava, na primjer, otpremanje datoteka u određenom formatu za više zapisa u jednoj operaciji.
Meksički institut za socijalno osiguranje (IMSS) pojašnjava da kada se iste procedure provode lično na šalteru za usluge , i dalje će se primjenjivati drugi oblici identifikacije i zahtjevi za dokumentaciju. Međutim, kad god se procedura provodi online, elektronski potpis (e.firma) bit će potrebno sredstvo za provjeru identiteta poslodavca ili zakonskog zastupnika.
Nadalje, elektronski potpis je integriran kao tehnički zahtjev u procedure vezane za elektronski identifikacijski broj poslodavca (NPIE) i digitalni certifikat , instrumente koji se koriste za osiguranje online komunikacije između Instituta i kompanija.
Datumi i stupanje na snagu nove obaveze
Sam sporazum, objavljen u Službenom glasniku Federacije, utvrđuje da će nova pravila stupiti na snagu petnaest radnih dana nakon njihovog objavljivanja . Ovaj vremenski okvir je postavljen kako bi se i internim odjelima Instituta i korisnicima omogućilo vrijeme da se prilagode sistemima i zahtjevima povezanim s e.firmom (elektronskim potpisom).
U praksi, ovaj period odgode znači da, od navedenog datuma, svi postupci pokrenuti nakon toga moraju imati važeći elektronski potpis . Svaki zahtjev podnesen nakon datuma stupanja na snagu bez ovog elementa autentifikacije ne može se digitalno dovršiti.
S druge strane, IMSS pojašnjava da se postupci započeti prije stupanja na snagu sporazuma mogu završiti prema prethodnim pravilima. Drugim riječima, tekući postupci neće morati biti rekonfigurirani, niti će se već podneseni zahtjevi ponovo pokretati zbog nedostatka e-firme (elektronskog potpisa), pod uslovom da su započeti u okviru prethodnog regulatornog okvira.
Navođenje datuma i eksplicitno spominjanje tekućih procesa imaju za cilj izbjegavanje zabune među kompanijama, ograničavajući opseg novog zahtjeva na postupke generirane u okviru nove sheme , a ne na procese koji su već bili u toku u poddelegiranjima ili elektronskim platformama.
Veza sa pojednostavljenjem i digitalizacijom postupaka
Zahtjev za elektronskim potpisom (e.firma) nije izolirana mjera, već dio šireg procesa modernizacije administracije koji Meksički institut za socijalno osiguranje (IMSS) promovira u koordinaciji s federalnim agencijama za digitalnu transformaciju. Jedan od ciljeva je da se veći dio procedura obavlja online , čime se postepeno eliminira potreba za fizičkim posjetama uredima.
U tom kontekstu, elektronski potpisi postaju ključ za pristup online uslugama , dopunjujući druge alate kao što su NPIE (Nacionalni elektronski potpis za poslodavce), digitalni certifikati i budući digitalni fajl. Ideja je da se informacije o poslodavcima i zaposlenima upravljaju na sigurnim platformama, s automatskim evidencijama o tome ko i kada obavlja svaku transakciju.
Ovaj pristup je u skladu s trendovima uočenim u drugim javnim upravama, kako u Meksiku tako i u raznim evropskim zemljama , gdje su elektronska identifikacija i digitalni potpisi postali standardi za pristup vladinim uslugama. Iako se IMSS fokusira na meksički kontekst, njegov model za obaveznu upotrebu elektronskih potpisa sličan je onome koji se primjenjuje u evropskim sistemima e-uprave.
Nadalje, digitalizacija omogućava unakrsno povezivanje podataka u stvarnom vremenu s drugim institucionalnim bazama podataka , poboljšavajući interne kontrole i smanjujući ponavljanje zahtjeva za dokumentacijom, što se prevodi u manje putovanja i manje opterećenje za šaltere i arhivske prostore.
Ostale povezane promjene: biometrijski CURP i digitalni zapis
Uz zahtjev za korištenje elektronskog potpisa (e.firma) za online procedure, Meksički institut za socijalno osiguranje (IMSS) predložio je dodatne prilagodbe u načinu na koji identificira pojedince i pohranjuje informacije o korisnicima i poslodavcima. Među najznačajnijim elementima je biometrijski CURP ( Jedinstveni kod registra stanovništva) kao buduća referenca za ličnu identifikaciju.
Dok se ovaj dokument u potpunosti primjenjuje širom zemlje, Institut će nastaviti prihvatati važeće službene identifikacijske dokumente sa fotografijom za lične transakcije. Međutim, kada CURP sa biometrijskim podacima bude dostupan i široko korišten, očekuje se da će postati primarno sredstvo provjere identiteta putem IMSS-a širom Meksika.
Nadalje, institucija radi na razvoju digitalne datoteke , zamišljene kao "jedinstvena elektronska mapa" koja centralizuje lične podatke, historiju transakcija, dokumente i administrativne zapise. Ova datoteka će postepeno zamijeniti tradicionalne fizičke arhive, omogućavajući ovlaštenom osoblju iz bilo koje administrativne jedinice da pregleda i digitalno validira dokumente .
Kombinacija biometrijskog CURP-a (Jedinstveni kod registra stanovništva), digitalnih zapisa i elektronskih potpisa stvara okruženje u kojem će se identitet i informacije poslodavaca i zaposlenika upravljati prvenstveno elektronski. Ovaj sistem, sličan onima koji se već koriste u nekoliko evropskih administracija, ima za cilj jačanje sigurnosti informacija i smanjenje mogućnosti lažnog predstavljanja ili manipulacije podacima.
Preporuke za poslodavce i pravne zastupnike
S obzirom na neizbježnu potrebu za elektronskim potpisima u nekoliko online procedura, sam IMSS preporučuje poslodavcima, pravnim zastupnicima i računovodstvenim firmama da preduzmu niz mjera predostrožnosti kako bi izbjegli zastoje prilikom upravljanja svojim obavezama.
Prvo, bitno je provjeriti da li je e-firma (elektronski potpis) važeći . Ako je certifikat istekao ili će uskoro isteći, preporučljivo ga je obnoviti kod SAT-a (Poreske uprave) ili, ako je primjenjivo, unaprijed oporaviti lozinku za FIEL (elektronski potpis) , jer bez aktivnog potpisa neće biti moguće dovršiti elektronske prijave obuhvaćene sporazumom.
Također se preporučuje da se oni koji su odgovorni za procedure upoznaju s korištenjem e.firme (elektronskog potpisa) na službenim digitalnim platformama i SAT-a (Poreske uprave) i IMSS-a (Meksičkog instituta za socijalno osiguranje). To uključuje razumijevanje načina na koji funkcioniraju datoteke povezane s potpisom, lozinke, korake za elektronsko pečatiranje obrazaca (ili potpisivanje Office dokumenata ) i kako provjeriti je li podnošenje bilo uspješno.
Konačno, korisno je unaprijed pregledati koje se procedure kompanije provode online , a koje će se i dalje obrađivati lično, kako bi se dokumentacija mogla interno organizirati i odrediti osoba ili osobe koje će vršiti digitalno zastupanje prije Instituta.
S ovim promjenama, Meksički institut za socijalno osiguranje (IMSS) prelazi na model upravljanja u kojem elektronski potpis (e.firma) postaje ključna komponenta za rad u digitalnim okruženjima , a istovremeno otvara put za elektronske evidencije i širu biometrijsku identifikaciju. Za kompanije i poslodavce, prilagođavanje ovom novom okviru uključuje početno prilagođavanje, ali i mogućnost pojednostavljenih, sljedivijih i manje papirnih procedura.
